Como ya os contamos en artículos anteriores, en REDKOROKO combinamos el teletrabajo con reuniones en co-working y oficina del cliente. Para organizar al equipo, trabajando cada uno desde una localización y con variedad de clientes, es necesario usar herramientas para teletrabajar, que permita comunicarnos, además de gestionar las tareas de cada uno de los proyectos.

En todos estos años hemos trabajados con varias, y hemos ido probando, intentando encontrar las que más se ajustaban a nuestras necesidades.

Herramientas de comunicación: Skype y Zoom.

María y yo permanecemos conectadas durante toda la jornada mediante el chat de Skype y mantenemos nuestras reuniones habituales con el servicio de videollamada. Somos bastante fieles a Skype, y cuando ha fallado hemos probado otras, pero hemos seguido volviendo a Skype.

Skype: herramienta para teletrabajar

Del chat nos gusta que podamos contestar haciendo referencia a frases anteriores, y que podamos enviar archivos de forma inmediata.

Para reuniones con el equipo o clientes (tanto de Marketing Externo, como de Mentoring), también usamos Zoom. La ventaja es que únicamente el anfitrión de la reunión tiene que tener perfil en la herramienta, el resto de las personas que participan en la reunión no. El anfitrión comparte un link y accediendo a ese link accedes a la llamada/videollamada de la reunión. Además tienes la posibilidad de poder compartir pantalla sin que se pierda calidad en la llamada. Para reuniones con mucha gente, es muy útil el control que tiene el anfitrión sobre los micrófonos de los participantes, ya que así se evitan los molestos ruidos de fondo.

El inconveniente es que solo permite 40 minutos de forma gratuita. Cuando las reuniones se alargan más de los 40 minutos resulta incómodo.

Herramientas para teletrabajar y compartir archivos: Drive

Desde el principio supimos que era muy importante, que todos las personas implicadas en el mismo proyecto debían tener acceso a los archivos relacionados. Así evitábamos que una tarea no pudiera llevarse a cabo por falta de documentación.

Usamos Drive de Google, ya que solo es necesario tener una cuenta de Google para acceder a las carpetas, lo que facilita la compartición con el equipo. Te permite acceder a cualquier archivo, al que tengas permiso, desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo, siempre que tengas internet. También puedes tenerlo sincronizado en tu ordenador, móvil y tablet, pudiendo hacer cambios en los archivos sin conexión a internet, y se actualizarán los cambios en cuanto vuelvas a tener conexión.

Drive: herramienta de compartición de archivos.

Otra de las funcionalidades que usamos mucho, es la de trabajar en el mismo archivo varias personas a la vez. De esta forma se optimiza mucho el trabajo, ya que permite que cada persona desarrolle su parte, teniendo en cuenta lo que van desarrollando los demás.

Herramienta de Gestión de Facturación, de Proyectos y CRM: Billage

Comenzar a usar Billage ha sido una de las mejoras más significativas en la gestión de REDKOROKO, a todos los niveles.

Billage: gestion de pymes

Aunque parezca algo demasiado evidente, herramientas para teletrabajar como es Billage, funcionan verdaderamente cuando todo el equipo se implica e introduce en su rutina el informar de todo en el programa. Por muy buena que sea la herramienta, si no existe esa implicación, ninguna funciona.

El Gestor de Facturación es como cualquier otro. La posibilidad de programar la emisión de facturas periódicas, nos facilita mucho el trabajo. Las gráficas y los reportes, son muy útiles a la hora de analizar y conocer el resultado por periodos de tiempo.

El CRM nos ayuda a tener un mayor seguimiento  y control en nuestras campañas comerciales. Además de estar informadas de cómo va la propuesta, mirando únicamente la ficha del lead.

El uso de un gestor de proyectos facilitó mucho el trabajo a todos los niveles. A nivel organizativo, según se generan las tareas, se designan a las personas que corresponda, con una fecha de entrega. El seguimiento de cada proyecto es una tarea muy sencilla, ya que en una pantalla puedes ver qué tareas están hechas, cuáles pendientes, las fechas y las personas implicadas. Como integrante del equipo de producción, facilita la organización del trabajo diario, ya que sabes en todo momento qué tareas tienes y cuáles son sus fechas límites.

Leyendo lo que acabamos de escribir acerca de Billage, a priori puede parecer una herramienta como tantas otras, pero tiene algo fuera de serie que nos hizo apostar por él: la atención al cliente. Cualquier usuario dispone de un chat en español en el  que puedes consultar cualquier duda, incidencia o mejora que te surja en cualquier momento. Son rápidos, atentos y tienen muchísima paciencia.

Herramienta para la Gestión de Redes Sociales

El uso de una herramienta de gestión y programación de redes sociales es imprescindible para llevar perfiles profesionales. Después de probar con varias, la que nos ha gustado más, hasta el momento, es Socialgest.

Socialgest

Si bien no permite publicar directamente en Instagram, permite programar de una forma sencilla y muy intuitiva. Genera unos informes muy completos, que son de gran utilidad para analizar resultados.

¿Qué hizo que nos cambiáramos a Socialgest? Una vez más, la atención al cliente fue lo que nos impulsó a decidirnos por esta herramienta. Dispone de un chat en el que puedes preguntar cualquier duda, o solucionar cualquier imprevisto, o metedura de pata… que también las hay.

No dudes en contactarnos si tienes alguna pregunta específica acerca de las herramientas para teletrabajar, o si nos quieres recomendar alguna 😉

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