Evento de presentación de una nueva marca: The Draft.

La nueva marca The Draft comunicó el comienzo de su camino en el evento “OPEN PARTY”

El pasado 6 de Mayo se celebró el evento “OPEN PARTY” de la nueva marca de bicicletas The Draft. Una inauguración muy emocionante que tuvimos el placer de idear y organizar en colaboración con el departamento de marketing y comunicación de The Draft.

Open Party, evento presentación de la marca The Draft

Los pasos que seguimos para el desarrollo de este proyecto fueron:

1. El briefing y las primeras reuniones…

La primera reunión se llevo a cabo 3 meses antes de la inauguración. Tenían claro que querían comunicar a través de un evento que la historia de The Draft iba a comenzar.

Nos reunimos alrededor del briefing del evento,  analizando objetivos, estilo deseado, público objetivo, recursos gráficos existentes y los necesarios, timing, actividades, etc. La fecha quedó fijada para el 6 de Mayo, teniendo en cuenta que iba a ser una carrera de fondo para ambas partes: las vacaciones de Semana Santa y el puente de Mayo estaban por medio. Completamos el briefing y arrancamos la organización.

Evento presentación The Draft

2. Organización de un evento: El sistema de trabajo en REDKOROKO

En REDKOROKO trabajamos con nuestro propio gestor de proyectos, para asignar tareas a cada participante involucrado. Con Google Drive intercambiamos documentos, imágenes, diseños… De esta manera dimos de alta el proyecto “Planificación OPEN PARTY” compuesto de:

Calendario para la planificación del mismo. Hitos más importantes y fechas tope.
— Listado de tareas asignadas, personas encargadas y fechas tope.
— Listado de proveedores/colaboradores externos y sus precios.
Diseños generados para el evento (decoración, minutas, merchandising…).

Detalles decorativos del evento

3. Diseño del evento. Timing, horarios, actividades,…
Comenzamos a trabajar pensando la dinámica del evento, posible horario, actividades, número de invitados… The Draft nos permitió generar ideas para que fuese un evento de empresa diferente.

No debería ser muy largo, pero lo suficiente para que a los invitados pudieran conocer el showroom y disfrutar de la experiencia.

Durante el evento se presentarían 3 bicicletas, el estilo de vida ligado a cada una de ellas, dándole gran importancia a la música.

Durante el inicio del evento

4. Búsqueda de proveedores, la suma hace valor…

El listado de proveedores incluía catering, decoración del local, técnico de sonido, impresión de materiales, mobiliario del evento, wellcome pack  y taller infantil.

El catering finalmente lo llevo a cabo el restaurante The Black (Fuenlabrada). Cena tipo cocktail, con entrantes sanos para empezar, y 3 platos principales acorde con los 3 modelos de bicicletas, cada una con un estilo de vida, y por tanto cada plato afín a ese estilo. Fue un éxito.

Catering de The Black

La cerveza artesana fue a cargo de Carlos San Jose. Dos tipos de cervezas, una rubia afrutada y otra tostada con más cuerpo, a cada cual más exquisita.

Cerveza artesana en el evento presentación de The Draft

El técnico de sonido fue Pol de Calla Loca, el cual tuvo un papel crucial debido a la importancia de la música en el trascurso del evento. Lo que sonó puedes escucharlo en las tres listas de The Draft en Spotify aquí.

De la decoración se encargó Yolanda Gómez, una de nuestras colaboradoras, junto con Party Fiesta. Los espectaculares globos, banderines y pancarta al más puro estilo “vuelta ciclista”. Consiguieron que el evento, a través de la vista, quedara en la memoria de todos los asistentes.

La animación infantil corrió a cargo de DiezDeditos, que mediante el taller infantil “Bicicreando”.  Hicieron que los más pequeños disfrutasen diseñando y construyendo con material reciclado su propia bicicleta.

La fotografía corrió a cargo de Albert (Brazo de Hierro), el cual captó todo lo que se vivió ese día.

5. Convocatoria, sin gente no hay evento…

Se envió la invitación vía email a través de Mail Chimp. Con el primer envío sabíamos que iba a ser un éxito de asistencia, y así fue, lleno absoluto: 140 confirmados.

6. El día del evento…

Los días previos al evento son pura adrenalina. Hay que coordinar a todos los proveedores, comprobar que todos los recursos gráficos estén terminados, las entregas de material a tiempo, personal preparado, la decoración lista, etc. Una vez que se tiene todo confirmado, a esperar que llegue el día y hora y allí, como si fuera una coreografía, ensayar para que el estreno sea un éxito.

Minutos antes de que llegasen los invitados,  hicimos entrega de un obsequio muy especial: el equipo The Draft en Playmobil. Saben que han sido unos días muy especiales que nunca olvidaremos.

thedraft_redkoroko19

7. Llegada de los asistentes, comienza la fiesta…

La hora de inicio oficial era a las 19:00 pero media hora antes ya comenzaron a llegar los invitados, impacientes de ver el Showroom The Draft (C/Galileo, 13. Leganés). A la llegada entrega del wellcome pack y sugerencia para visitar el photocall.


Estamos orgullosos del esfuerzo tanto de REDKOROKO como The Draft para que este evento fuese lo que fue: todo un éxito.

“Cuando mis piernas me empiezan a doler les digo: silencio piernas, haced lo que yo os diga”. —Jens Voigt

María Ortega

Fotografías de: http://brazodehierro.com/

Si necesitas más información sobre organización de eventos puedes escribir a: hola@redkoroko.com

 

Por 30pxPublished On: mayo 18, 201730pxCategorías: Eventos30px
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